Por Marcelo Araújo*
A gestão documental nunca foi tão estratégica quanto agora, sobretudo em um mundo cada vez mais orientado a dados. Afinal, otimizar o armazenamento, a organização e o acesso a documentos se tornou um diferencial competitivo. Para 2025, tudo indica que as melhores práticas nesta área estão diretamente ligadas à segurança da informação, à conformidade regulatória e à digitalização inteligente.
Como já acompanhamos há alguns anos, a transformação digital segue sendo a espinha dorsal da gestão documental. Empresas que ainda dependem de documentos físicos correm o risco de perder eficiência e segurança, logo, para este ano, fica claro que a digitalização não é mais uma opção, mas uma necessidade.
Neste cenário, as ferramentas de captura automática, como OCR (Optical Character Recognition) e IA, que permitem a conversão de documentos físicos em arquivos pesquisáveis e organizados de forma inteligente, são tendências que devem se consolidar com ainda mais força em 2025.
Falando especificamente de IA, ela deve ser aplicada para indexação, classificação e análise de documentos, revolucionando a gestão documental. Os sistemas inteligentes são capazes de categorizar arquivos automaticamente, identificar padrões de uso e sugerir fluxos de trabalho otimizados, por isso sua adoção deve garantir mais agilidade ao processo de organização de documentos. Além disso, chatbots e assistentes virtuais estão sendo utilizados para localizar documentos rapidamente, reduzindo o tempo gasto com buscas manuais.
Já a segurança da informação é uma preocupação crescente. Este ano, as empresas devem apostar em soluções de armazenamento em nuvem que ofereçam criptografia de ponta a ponta, autenticação multifator e políticas de acesso segmentado, sobretudo porque os servidores locais estão se tornando obsoletos.
Outro ponto considerado fundamental entre as melhores práticas é a conformidade e a governança de dados. Com regulações cada vez mais rigorosas, como a LGPD e o GDPR, a governança documental precisa ser levada a sério, o que inclui a definição de políticas claras de retenção e descarte de documentos, auditorias periódicas e monitoramento de acessos.
Acredito que a gestão documental do futuro estará alinhada à conformidade regulatória para evitar riscos legais e garantir transparência nos processos.
*Diretor comercial da eBox Digital
